Spremno pismo – vaša vstopnica za razgovor

Prav nobena skrivnost ni, da večina kadrovnikov brez (dobrega) spremnega oz. motivacijskega pisma sploh ne bo prebrala vašega življenjepisa; še več, vašo prijavo bodo karseda hitro vrgli v smeti kot neresno. Vodje zaposlovanja so v primerih, ko je k prijavi dodano še vešče spisano spremno pismo, bolj pozorni na kandidata. Če jih prebrano motivacijsko pismo pritegne, lahko pozneje postane pomemben dejavnik pri končni odločitvi o zaposlitvi. Drži, da je treba v dobro motivacijsko pismo vložiti nekaj truda in časa (da temeljito raziščete organizacijo, pri kateri se želite zaposliti, za raziskovanje in pridobivanje informacij, prilagajanje in pisanje pisma ...), vendar je ta vložek nujen del procesa. Če se prijavljate na novo delovno mesto, spišite spremno pismo, ne glede na to, ali je zahtevano ali ne – če nič drugega, si vas bodo tako bolj zapomnili in vas ločili od (preostalih) kandidatov. Pri tem bodite pozorni, da boste napisali in oddali (slovnično) brezhibno spremno pismo, saj je malomarno spisan dopis dejansko slabši, kot če ga sploh ne bi poslali.

1. Pišite z jasnim namenom

Ko sestavljate svoje spremno pismo, se lotite pisanja z mislijo, kaj je pravzaprav njegov namen oz. kaj želite sporočiti (skomunicirati) bodočim delodajalcem. Izkoristite ga za ustvarjanje dobrega prvega vtisa in se predstavite. Napišite, zakaj si želite to delovno mesto in katere vrednote te organizacije cenite. Pojasnite, da bi se dobro vključili v kulturo dela in zakaj ste prav vi najprimernejši kandidat za to službo. 

Spremno pismo lahko s pridom izkoristite za razlago podrobnosti, ki presegajo vaš življenjepis, podajanje primerov preteklih izkušenj in poudarjanje svojih dosedanjih kariernih dosežkov in rezultatov. Po potrebi ga lahko uporabite tudi za pojasnitev vrzeli v svojem življenjepisu ali olajševalnih okoliščin v povezavi s katero od vaših prejšnjih zaposlitev.

2. Poskrbite za primerno vsebino

Prva in najpomembnejša stvar pri pisanju motivacijskega pisma je pokazati ujemanje med vašimi talenti in službo, za katero se prijavljate. Pred pisanjem se dobro pripravite, raziščite želeno delovno mesto in organizacijo ter nato v spremnem pismu izrazite svoje ujemanje z usmeritvami in prednostnimi nalogami podjetja ter hkrati argumentirajte, kakšen bi lahko bil vaš doprinos. Poudarite, kako so vaši dosedanji dosežki povezani z delovnim mestom, na katerega se prijavljate. Pri vsem skupaj pa ostanite skromni! Povejte, da raje prispevate k skupnim ciljem, kot da jih dosegate sami. Iz pisma naj bo razvidno, da ste se temeljito poglobili v podjetje in službo, vendar ne nastopajte vsevedno. 

Zaposlovalci hočejo namreč iz pisma razbrati, da ste v prijavo za delo vložili nekaj truda, hkrati pa želijo tudi vedeti, da razumete, da boste morali veliko stvari še odkriti in se na novo naučiti.

3. Bodite dosledni

To v prvi vrsti pomeni, da poskrbite, da je vaše spremno pismo usklajeno z vašim življenjepisom, ne da bi se pri tem ponavljali ali podvajali. Bodite dosledni pri formatu, ki ga uporabljate za oba dokumenta, in preverite, da so vaši kontaktni podatki in ime enaki ter pravilno zapisani na obeh. Uskladite dokumenta, pri čemer se osredotočite na to, kaj bo bralec v vsakem dokumentu videl. Če vaše spremno pismo vključuje primer dobre prakse, ki ste jo razvili med vodenjem prostovoljnega projekta, se prepričajte, da je ta podrobnost (na primer ime projekta in vrsta odgovornosti) vključena v vaš življenjepis, da bo kadrovnik zadevi hitro in preprosto povezal med seboj. Resnično se prepričajte, da se bodo vaše izkušnje, na katere se sklicujete v spremnem pismu, dejansko tudi odražale v CV-ju. 

Spremno pismo je tudi priložnost, da poudarite najpomembnejše elemente svojega življenjepisa. Morda ste briljanten finančnik, kar vaše prejšnje zaposlitve tudi dokazujejo – toda če delovno mesto, za katerega se prijavljate, ne vključuje finančne komponente, lahko uporabite motivacijsko pismo, da poudarite svoje druge talente in veščine, ki so najbolj povezane z delom, za katerega se prijavljate.

4. Bodite natančni

Spremno pismo mora vsebovati glavo z vašimi kontaktnimi podatki in podatki organizacije, ki ponuja zaposlitev. Če je le mogoče, pismo naslovite na resnično osebo – v primeru, da poznate ime pravega prejemnika. Temu običajno sledi uvodni odstavek, v katerem pojasnite, zakaj vas delo zanima. Nato pride na vrsto telo pisma, ki vsebuje podrobnosti o tem, kako se vaše izkušnje ujemajo z delovnim mestom. Na koncu vključite še zaključni odstavek, v katerem s svojimi besedami povzamete, zakaj vas delo zanima in povabite ekipo za zaposlovanje, da stopi v stik z vami.

Spremno pismo naj bo opisno, a hkrati tudi jedrnato – kadrovniki nimajo veliko časa, dobivajo pa veliko prijav, zato so jim ljubša krajša motivacijska pisma. Če vam uspe pismu dodati še ščepec ustvarjalnosti in nekaj pridiha svoje osebnosti, ne da bi prim tem izpadli neresni ali pompozni, ste si najverjetneje zagotovili vstopnico za razgovor.

Preden pošljete svoje pismo, ga najprej sami večkrat preberite in popravite morebitne (slovnične) napake. Še boljše je, če prosite prijatelja ali družinskega člana, naj pismo pregleda namesto vas – tako se boste prepričali, da je spisano v pravem tonu in brez napak. Če ste v dvomih, kaj vključiti v svoje spremno pismo, natančno upoštevajte navodila razpisa in organizacije, vključno z vsemi zahtevanimi podrobnostmi.

Kadar boste naslednjič vihali nos nad pisanjem spremnega pisma, imejte v mislih, da je to odsev vas samih. Dokazuje vašo predanost in koliko ste pripravljeni vložiti v to, da bi se dokazali kot kandidat, ki je primeren za to delovno mesto in organizacijo. Na ta način potencialnemu delodajalcu pošljete močno sporočilo o tem, kako bi se obnesli in opravljali svoje delo. Že res, da dobro napisano spremno pismo od vas terja nekaj časa in vloženega truda, toda po drugi strani se vam bo to zagotovo obrestovalo, ko najdete svojo sanjsko službo!

Preberite tudi: